УТВЕРЖДЕНО

Приказом председателя

Беломорского районного суда

Республики Карелия

от 6 февраля 2024 г. № 10

Положение

об отделе делопроизводства Беломорского районного суда

Республики Карелия

1. Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства Беломорского районного суда Республики Карелия (далее - Отдел) осуществляет функции, направленные на организационное обеспечение деятельности Беломорского районного суда Республики Карелия (далее - суд) по осуществлению правосудия.

1.2. В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами, распоряжениями Верховного Суда Российской Федерации, Верховного Суда Республики Карелия, Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и Управления Судебного департамента в Республике Карелия, настоящим Положением, иными локальными актами, приказами и распоряжениями председателя суда.

1.3. Положение об Отделе утверждается приказом председателя суда.

1.4. Отдел находится в непосредственном подчинении начальника отдела делопроизводства. Общее руководство работой Отдела осуществляет председатель суда. На период временного отсутствия начальника отдела делопроизводства его обязанности возлагаются на лицо, его замещающее. В случае временного отсутствия начальника отдела делопроизводства и лица, его замещающего, их обязанности возлагаются приказом председателя суда на одного из работников аппарата суда.

1.5. Распределение функциональных обязанностей между работниками Отдела осуществляется начальником отдела делопроизводства.

1.6. При осуществлении своей деятельности работники Отдела основываются на принципах законности, уважения и соблюдения прав и свобод граждан, сохранения конфиденциальности информации и персональных данных, а также несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Задачи Отдела

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Осуществление организационного обеспечения деятельности суда, которое включает в себя мероприятия по ведению организационно-распорядительного, кадрового, материально-технического, информационного, статистического, документационного, архивного делопроизводства и иного характера, направленные на создание условий для полного и независимого осуществления правосудия.

2.2. Обеспечение организации, сопровождения и ведения документооборота в соответствии с существующими нормативными актами и стандартами судебного делопроизводства в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, а также соответствующими актами, утвержденными председателем суда.

2.3. Иные задачи, направленные на организационное обеспечение деятельности суда.

3. Функции Отдела

3.1. Организация, ведение, обеспечение функционирования и совершенствование единой системы документационного обеспечения деятельности суда, формирование и составление номенклатуры дел, регистрация входящей и исходящей корреспонденции с использованием электронных систем и баз данных документов, хранение бланков, документов, образующихся в деятельности отдела.

3.2. Прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация (за исключением документов, принятых в приемной суда) входящих документов процессуального и непроцессуального характера, их передача по назначению.

3.3. Подготовка, регистрация и отправка исходящей корреспонденции с использованием электронных систем регистрации и баз данных документов.

3.4. Регистрация и учет, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб граждан на работу суда, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации.

3.5. Обеспечение сохранности документации, в том числе, конфиденциальности содержащихся в ней сведений.

3.6. Предоставление информации по вопросам деятельности отдела.

3.7. Регистрация и учет внепроцессуальных обращений.

3.8. Организационное и техническое обеспечение судопроизводства по гражданским, административным, уголовным делам, делам об административных правонарушениях и иным материалам (далее судебным делам):

- размещение списков назначенных к рассмотрению судебных дел;

- извещение участников процесса о времени и месте судебного заседания, рассмотрения дела, контроль их вручения;

- оформление и выдача копий судебных актов, иных справок, выписок из судебных дел и материалов;

- обеспечение ведения протоколов и аудиопротоколов судебного заседания;

- оформление рассмотренных судебных дел и ознакомление участников судопроизводства в установленном порядке с протоколом и аудиопротоколом судебного заседания и материалами дела;

- контроль за выдаваемыми для ознакомления судебными делами и иными документами;

- ведение учета движения дел и сроков их прохождения в суде;

- учет поступивших апелляционных, кассационных, частных жалоб и представлений, дел с апелляционными, частными жалобами и представлениями;

- организация делопроизводства при рассмотрении уголовных дел с участием присяжных заседателей;

- обращение к исполнению судебных актов, осуществление контроля за получением сообщений об их исполнении;

- направление постановлений, определений суда в Управление Судебного департамента в Республике Карелия на оплату процессуальных издержек;

- прием, учет и организация хранение вещественных доказательств и личных документов осужденных;

- исполнение судебных постановлений в части разрешения вопросов о вещественных доказательствах;

- учет частных определений, постановлений и контроль за их исполнением;

- оформление, регистрация и учет исполнительных документов;

- оформление и направление судебных дел в суд соответствующей инстанции;

- ведение журналов, учетно-статистических карточек, нарядов по судебным делам;

- подготовка, оформление и передача в архив законченных производством судебных дел, а также учетных журналов, картотек и иных документов.

3.9. Ведение первичного статистического учета и формирование утвержденной отчетности, направление в Управление Судебного департамента в Республике Карелия в установленные сроки.

3.10. Внедрение и ведение автоматизированных технологий судебного делопроизводства, включая сбор, обработку первичной судебной статистики в суде.

3.11. Обеспечение правильной эксплуатации оргтехники, эксплуатации программных средств, систем электронного документооборота и делопроизводства в суде. Полное о своевременное внесение информации в программные изделия ГАС «Правосудие».

3.12. Ведение финансовой документации, а также учет хозяйственного инвентаря, канцелярских принадлежностей, бланков строгой отчетности, участие в проведении инвентаризации имущества и материальных ценностей.

3.13. Организация и ведение архивного делопроизводства:

- организация хранения судебных дел и документов (электронных документов) в архиве суда (учет, создание необходимого режима хранения документов, обеспечивающих их полную сохранность);

- организация отбора судебных дел и документов долговременного, временного хранения на уничтожение, подготовка соответствующих описей и актов;

- организация отбора судебных дел и документов на постоянное хранение и передача их в государственный (муниципальный) орган;

- оформление, ведение и хранение учетных документов архива суда;

- выдача копий процессуальных и иных документов из дел, подлинников документов или их заверенных копий, переданных в архив суда, в порядке, установленном председателем суда;

- участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда;

- выдача судебных дел по запросам, контроль их возвращения;

- оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль правильности их оформления и своевременным поступлением.

3.14. Организация и сопровождение кадровой деятельности:

- формирование и ведение личных дел и карточек, подготовка служебных контрактов, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним, ознакомление работников суда с материалами личных дел;

- обеспечение сохранности и правильности заполнения трудовых книжек сотрудников суда, формирование в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работников и представления ее в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования, ознакомление работников с трудовыми книжками;

- оформление и выдача служебных удостоверений;

- ведение журналов приказов и нарядов, подготовка проектов приказов, распоряжений, положений и других локальных актов и их регистрация;

- учет штатной и списочной численности, разработка должностных регламентов и инструкций, оформление представлений на присвоение классных чинов работников аппарата суда, своевременное установление стажа работы, дающего право на доплату за выслугу лет;

- ведение табеля учета рабочего времени, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков и т.д.;

- учет, регистрация и оформление больничных листков, направление их в Управление Судебного департамента в Республике Карелия;

- подготовка документов, необходимых при оформлении служебных командировок, оформление иных документов и выдача справок по кадровым вопросам;

- оформление приема, перевода и увольнения работников аппарата суда и работников, осуществляющих техническое обеспечение деятельности суда;

- подготовка документов о награждении работников аппарата суда и работников, осуществляющих техническое обеспечение деятельности суда;

- организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы и для включения в кадровый резерв, аттестации и квалификационных экзаменов;

- организация профессионального развития гражданских служащих суда;

- формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;

- ведение компьютерной базы данных кадрового состава;

- организация и ведение воинского учета;

- разработка штатного расписания по согласованию с Управлением Судебного департамента в Республике Карелия, а также подготовка предложений по изменению штатного расписания суда;

- организация и методическое обеспечение реализации антикоррупционной политики (обеспечение соблюдения федеральными государственными гражданскими служащими суда ограничений, запретов и требований, направленных на предотвращение или урегулирование конфликта интересов, а также соблюдение исполнения ими обязанностей, установленных Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. № 273-ФЗ «О противодействии коррупции» и другими федеральными законами; сбор и обработка сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представленных в установленном порядке, а также осуществление контроля своевременности их представления; обеспечение подготовки сведений о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера для последующего размещения в сети Интернет на официальном сайте суда и т.д.);

- ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений в пределах своей компетенции;

- контроль за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил служебного распорядка.

3.15. Организация доступа заинтересованных лиц к информации о деятельности суда, в том числе ее размещение в установленном порядке на информационных стендах в здании (помещениях) суда, информационном киоске, на официальном сайте суда в сети Интернет.

3.16. Осуществление иных мероприятий по ведению делопроизводства и судопроизводства.

4. Полномочия Отдела

4.1. В пределах своих функций вносить на рассмотрение председателю суда предложения по улучшению организации судебного делопроизводства в суде, проекты приказов, распоряжений, указаний и других документов по улучшению организации работы Отдела и условий труда.

4.2. Получать необходимые сведения от судей, помощника председателя суда, помощников судей, администратора по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, указаний, а также для подготовки справок, анализа, составления отчетов о деятельности суда.

4.3. Получать для ознакомления, использования в работе, поступающие в суд законодательные и иные нормативные акты и документы, регламентирующие работу по организации судебного делопроизводства и Отдела.

4.4. Получать необходимую методическую помощь Управления Судебного департамента в Республике Карелия по организации судебного делопроизводства в районном суде, ведению кадрового делопроизводства и ведению финансовой документации.

4.5. Участвовать в совещаниях, проводимых председателем суда, при обсуждении и решении вопросов, касающихся деятельности суда и Отдела, вносить соответствующие предложения.

4.6. Обсуждать и выдвигать кандидатуры работников Отдела на представление к государственным наградам и присвоению почетных званий, к поощрению.

4.7. Проводить проверки надлежащего оформления дел и документов.

4.8. Использовать в своей деятельности имеющийся в суде служебный транспорт, системы связи, копирования, базы данных и компьютерную технику.

5. Организация деятельности Отдела

5.1. В Отдел входят работники аппарата суда (государственные служащие), за исключением помощника председателя суда и помощников судей, и работники, осуществляющие техническое обеспечение деятельности суда.

5.2. Права и обязанности работников аппарата суда, являющихся федеральными государственными гражданскими служащими, и порядок прохождения ими федеральной государственной гражданской службы устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами о федеральной государственной гражданской службе. Должностные обязанности, права, квалификационные требования и ответственность работников аппарата суда определяются соответствующими должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

5.3. Штатная численность Отдела определяется штатным расписанием суда, разрабатываемым начальником отдела делопроизводства и утверждаемым председателем суда по согласованию с начальником Управления Судебного департамента в Республике Карелия.

5.4. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности председателем суда.

5.5. Для осуществления задач, возложенных на Отдел, начальник Отдела выполняет следующие функции: осуществляет организационное руководство Отделом, планирует его работу, обеспечивает выполнение настоящего Положения; в пределах своей компетенции дает указания и распоряжения работникам Отдела; вносит на рассмотрение председателя суда предложения о назначении на должность и освобождение от должности работников Отдела; обеспечивает соблюдение трудовой дисциплины сотрудниками Отдела, вносит на рассмотрение председателя суда предложения об их поощрении либо применении мер дисциплинарного воздействия; обеспечивает повышение квалификации работников Отдела; вносит на рассмотрение председателя суда проекты документов по вопросам, входящим в компетенцию Отдела; осуществляет иные функции, необходимые для обеспечения деятельности Отдела.

5.6. Отдел в пределах своей компетенции взаимодействует:

- с судьями, их помощниками, администратором суда, Управлением Судебного департамента в Республике Карелия и Верховным Судом Республики Карелия;

- с государственными органами, гражданами и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.